உங்கள் வணிகத்தை WhatsApp மற்றும் Excel-ல் நடத்துகிறீர்களா? குழப்பத்தை சரிசெய்ய வேண்டிய நேரம்

சிங்கப்பூரில் நீங்கள் ஒரு SME நடத்தினால், உங்கள் முழு செயல்பாடும் இரண்டு இடங்களில் இருக்க வாய்ப்பு அதிகம்: டஜன் கணக்கான WhatsApp அரட்டைகள் மற்றும் ஒரு அடுக்கு Excel தாள்கள். ஆர்டர்கள் அரட்டை வழியாக வருகின்றன, யாரோ ஒருவர் அவற்றை ஒரு விரிதாளில் நகலெடுக்கிறார், குழு வேகத்தை பிடிக்க அவசரப்படுகிறது. சிறிது காலம் இது வேலை செய்கிறது — மலிவானது, வேகமானது, எல்லோரும் அதை பயன்படுத்த தெரிந்தவர்கள். ஆனால் நீங்கள் வளரும்போது, விரிசல்கள் தெரிய தொடங்குகின்றன, அவை அமைதியாக உங்களுக்கு உண்மையான பணத்தை இழக்கச் செய்கின்றன.

WhatsApp கூட்டல் Excel-இன் மறைந்த செலவு

மேற்பரப்பில், WhatsApp மற்றும் Excel இலவசம், எனவே செலவு பூஜ்யம் போல் தோன்றுகிறது. உண்மையான செலவு வீணான மணிநேரங்களிலும் இழந்த ஆர்டர்களிலும் மறைந்திருக்கிறது. ஒவ்வொரு ஆர்டரும் இரண்டு முறை பதிவு செய்யப்படுகிறது — ஒரு முறை அரட்டையில், ஒரு முறை தாளில் — ஒவ்வொரு நகலும் தவறு செய்ய ஒரு வாய்ப்பு. உங்கள் ஊழியர்கள் ஒவ்வொரு வாரமும் எண்களை சரிசெய்ய, விடுபட்ட விவரங்களை தேட, அதே கேள்விகளுக்கு மீண்டும் மீண்டும் பதிலளிக்க பல மணிநேரம் செலவிடுகிறார்கள். ஒருவர் விடுப்பில் இருந்தால், வேறு யாரும் எதையும் கண்டுபிடிக்க முடியாது. தவறவிட்ட ஒரு செய்தி SGD 3,000 வேலையை இழப்பதாக இருக்கலாம் — அது நடந்தது என்று உங்களுக்கு ஒருபோதும் தெரியாமல் போகலாம்.

எங்கே விஷயங்கள் நழுவுகின்றன

• யாரும் நடவடிக்கை எடுக்காத அரட்டை த்ரெட்களில் புதைந்த ஆர்டர்கள்
• ஒரே Excel தாளின் இரண்டு பதிப்புகள், எது சரி என்று யாருக்கும் தெரியாது
• நீங்கள் படிக்கும் முன்பே தவறாகிவிட்ட இருப்பு எண்ணிக்கை
• தொலைபேசிகளில் சிதறிக்கிடக்கும் வாடிக்கையாளர் விவரங்கள், எனவே பின்தொடர்தல் தவறவிடப்படுகிறது
• என்ன நிலுவையில், செலுத்தப்பட்டது அல்லது வழங்கப்பட்டது என்பதை பார்க்க ஒரே இடம் இல்லை

டிஜிட்டல்மயமாக்கல் என்பது விலையுயர்ந்த ERP அல்ல

உரிமையாளர்கள் டிஜிட்டல்மயமாக்கல் என்ற சொல்லை கேட்கும்போது, அவர்கள் ஆறு இலக்க ERP மற்றும் ஒரு வருடம் இழுத்தடிக்கும் அமல்படுத்தலை கற்பனை செய்கிறார்கள். அது பெரும்பாலான SME-களுக்கு தேவையானது அல்ல, நான் கட்டுவதும் அல்ல. தீர்வு பொதுவாக உங்கள் தற்போதைய பணிப்பாய்வை பிரதிபலிக்கும் ஒரு எளிய தனிப்பயன் அமைப்பு — ஆர்டர்கள், வேலைகள், இருப்பு மற்றும் வாடிக்கையாளர் பதிவுகள் — அதை உங்கள் முழு குழுவும் பார்க்கக்கூடிய ஒரே இடத்தில் வைக்கிறது. இனி இரட்டை பதிவு இல்லை, எந்த தாள் சரி என்று யூகிப்பது இல்லை. நீங்கள் ஏற்கனவே வேலை செய்யும் விதத்தை சுற்றி கட்டப்பட்டதால், குழு வேதனையான மாற்றம் இல்லாமல் அதை ஏற்றுக்கொள்கிறது.

ஒரு எளிய தனிப்பயன் அமைப்பு எதை சரிசெய்கிறது

1. 1ஒரே உண்மை மூலம் — ஆர்டர்கள், வேலைகள் மற்றும் இருப்பு ஒரே இடத்தில், நிகழ்நேரத்தில் புதுப்பிக்கப்படுகிறது
2. 2இரட்டை தரவு பதிவு இல்லை — ஒரு விசாரணை யாரும் மறுபடியும் தட்டச்சு செய்யாமல் ஆர்டராக மாறுகிறது
3. 3எதுவும் நழுவாது — ஒவ்வொரு வேலைக்கும் ஒரு உரிமையாளர் மற்றும் நிலை உள்ளது, எனவே எதுவும் அரட்டையில் மறக்கப்படாது
4. 4வேகமான ஊழியர்கள் — உங்கள் குழு தாள்களை காப்பாற்றுவதை நிறுத்தி உண்மையான வேலையை செய்கிறது
5. 5உண்மையான தெரிவுநிலை — யாரையும் கேட்காமல் என்ன நிலுவையில், செலுத்தப்பட்டது மற்றும் வழங்கப்பட்டது என்பதை நீங்கள் பார்க்கிறீர்கள்

எல்லாவற்றையும் ஒரே நேரத்தில் சரிசெய்ய வேண்டியதில்லை

புத்திசாலித்தனமான நடவடிக்கை எல்லாவற்றையும் ஒரே நேரத்தில் சரிசெய்வது அல்ல. மிகவும் வேதனை தரும் ஒரு பணிப்பாய்வுடன் தொடங்குங்கள் — பொதுவாக ஆர்டர்கள் அல்லது வேலை கண்காணிப்பு — அதை முதலில் டிஜிட்டல்மயமாக்குங்கள். நீங்கள் ஒரு விரைவான வெற்றியை பெறுகிறீர்கள், குழு உடனடியாக மதிப்பை பார்க்கிறது, அங்கிருந்து விரிவாக்குகிறீர்கள். சிங்கப்பூரில் ஒரு கவனம் செலுத்திய முதல் அமைப்பு பெரும்பாலும் சில ஆயிரம் டாலரில் இருந்து தொடங்குகிறது, இது நீங்கள் ஒவ்வொரு மாதமும் கைமுறை வேலைக்கு இழக்கும் மணிநேரங்களை விட மிகக் குறைவு. மேலும் நீங்கள் WhatsApp-ஐ அகற்ற வேண்டியதில்லை — உங்கள் முழு வணிகத்தையும் அதற்குள் நடத்துவதை மட்டும் நிறுத்துங்கள்.